Srush 効率化・生産性UP

やる気を出したら負担増。営業の「出張旅費・交通費」の作業を軽減

やる気を出したら負担増。営業の「出張旅費・交通費」の作業を軽減 Srush

成果を挙げるためには、たくさんの顧客を訪問しなければなりません。ただ、訪問件数を増やせば増やすほど負担が大きくなるのが「出張旅費(交通費)計算・精算」です。意外かもしれませんが、数ある事務処理のなかでもトップクラスで効率化すべき出張旅費計算は、Srushのソリューションで軽減しましょう。

出張旅費の計算作業は営業マンのモチベーションを下げる

出張旅費に関わる実作業は企業によってそれぞれ異なりますが、1日・1週間で訪問する顧客が増えるほど計算すべき項目が増えて面倒になるのは共通しています。頑張って訪問すればするほど、雑務の負担が増えて残業して精算する……。以下のようなフローでは、モチベーションは保ちにくく、成果を上げ続けることは困難です。

出張旅費の事務処理フロー

  • 1.事前に経路を調べ、大まかな経費を把握する
  • 2.訪問
  • 3.帰社
  • 4.利用した交通機関を思い出しながら、ネットで検索して交通費を集計
  • 5.申請書に記入
  • 6.上司に承認をもらう

1日分の計算でもこのようなフローを毎日繰り返すのは、かなりの非効率。もしも1カ月分の交通費をまとめて出す場合は、1時間以上かかってしまうケースも珍しくありませんし、期限ギリギリに提出してミスが発覚すると当月に精算できなくなってしまうリスクも高まります。また、入稿フォーマットへの記入も非常に面倒です。

従来の出張旅費の課題

  • ・提出するために都度、帰社する必要がある
  • ・電卓、記入用紙(ファイル)、スケジュール帳、ルート検索サイトを開いて作業するので非効率で時間がかかる
  • ・ミスや修正があると再提出しなければならない
  • ・訪問すればするほど計算すべき項目とミスのリスクが増える

営業であれば、一度は「面倒くさい」と感じた課題ばかりではないでしょうか。そのため、最近では営業の業務効率化ツールの「Srush」のように、きっちりと計画通りに訪問した際はもちろん、事前にスケジュール変更の際に自動的に出張旅費・交通費を計算してくれるソフトの導入を検討する企業が増えているのです。

Srushは訪問前後の出張旅費計算の負担を軽減

日程調整の効率化、カスタマーエンゲージメントの測定・活用などSrushには、営業活動で成果を出すための機能がたくさん備わっており、出張旅費計算の自動化もその1つです。カレンダーの予定に訪問先を記入すれば、自動的に利用する交通機関(電車・徒歩)を明らかにして出張旅費を計算してくれます。訪問先から訪問先に移動する際も、自動計算してくれるので圧倒的に計算の負担の軽減が可能です。

Srushの出張旅費の計算例

Srushの出張旅費の計算例

急遽、訪問先が変わってもカレンダーの内容を変更するだけで出張旅費も正しいものが適用されます。細々した修正が不必要になるのも「かゆいところに手が届く」仕様といえるでしょう。

Srushの出張旅費計算のソリューション

  • ・訪問先の変更に自動対応
  • ・クラウドなので外部からでも交通費計算が可能
  • ・独自カレンダーのみで計算できる
  • ・カレンダー基準なので「利用した交通機関を思い出す」という非効率な作業が発生しない
  • ・CSVで抽出できるのでそのまま申請することも可能(出張旅費規程による)
  • ※CSVは定期的に配信されるレポートで受け取りできます。
CSVは定期的に配信されるレポートで受け取りできます。

Srushで省略した出張費計算の時間は、成果に直結する作業にあてよう

Srushによって出張旅費計算が自動化できた人は、ぜひその時間で案件化につながる作業を充足させてください。私たちが出張旅費計算の効率化にこだわるのは、その非効率さ・面倒さを十分に理解しているからです。

例えば、代表の樋口は地方出張の際に1日に3県をまたぐ顧客を訪問する際、急遽、移動する交通機関を変えた際の出張費計算はとても面倒で、「どうして成果を上げようと努力するほど、負担が大きくなるのだろう」と本気で悩んだことも。だからこそ、営業の成果を至上命題に掲げるSrushにとって出張旅費計算の自動化は欠かせないソリューションの1つなのです。

Srushは営業個人でも活用可能。出張費計算の面倒さから解放されたい人は、ぜひ一度活用してください。

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