効率化・生産性UP

営業効率化10のワザ – 生産性を高めて成果を出す方法

営業効率化10のワザ - 生産性を高めて成果を出す方法 効率化・生産性UP

営業の効率化を図るためのツールは数多くありますが、顧客対応や移動時間、事務処理などによって機能が異なり、期待できる効果も違います。効率化を図るためには営業の各業務に着目して、改善ポイントにアプローチしてください。

営業の効率化はなぜ重要か

営業の目的は「受注して成果を上げること」であり、利益を生み出す組織づくりはどのような企業にも共通する経営課題の1つです。その方法の1つが、資料作りや顧客を訪問する件数の増加といった営業担当者の「成果に直結する作業」にあてる時間の増大・確保です。そのためには間接業務などを効率化・削減することが重要と考えられています。

顧客対応における営業効率化

顧客対応は営業スタイルや対象によって異なります。B2Bビジネスの新規開拓とルート営業を例にそれぞれの代表的な課題と解決方法を紹介します。

B2Bの新規顧客(一般営業)における顧客対応

電話やメール、ホワイトペーパー、ホームページからの問い合わせなど、B2Bビジネスであっても見込み客からの問い合わせは増えています。ただ、気軽に連絡できるからこそ、情報収集が目的の確度の低い問い合わせも少なくありません。その全てに返信したり、訪問していては時間がもったいないです。

そこでチャットボットを導入して問い合わせの客を選別することで、ある程度の確度を明らかにするほか、リードの獲得までは専任のスタッフに任せる(インサイドセールス)ことで、より確度の高い案件に営業担当者を集中させることができます。

B2Bの既存顧客(ルート営業)における顧客対応

ルート営業の顧客対応は、訪問や電話・メールでの質問への回答が中心です。多い人で100社以上担当することも珍しくないので、ひとつひとつに丁寧に回答しているととても非効率です。そのため、顧客の関係値や進めている商談のステージを把握して、それに応じた時間のかけ方を意識する必要があります。実際、アメリカ合衆国などではカスタマーエンゲージメントを数値化して、時間をかけるべき顧客が一目で分かるツールが相次いで営業の現場に導入されています。

移動・訪問における効率化

移動・訪問に関わる時間の効率できる主なポイントは、移動時間そのものと日程調整の手間になります。

移動・訪問時間の効率化

営業スタイルを問わず営業担当者にとって、効率的によりたくさんの顧客を訪問できるかは重要なポイントです。遠方で関係性の薄く、商談のステージが低い顧客は訪問する頻度を減らすほか、オンライン商談に切り換えるなどの効率化を図ることで、より重要な顧客の訪問回数を増やして成約率を向上させるといった施策があります。

日程調整の効率化

カレンダーとGoogleマップ、メールの画面、乗り換え検索サイト、名刺管理ソフトなどを開き、経路と空いている時間帯を調べながら訪問の日程候補をピックアップして顧客に訪問依頼のメールを送信。合わなければ再調整メールを送る……。といった日程調整業務は営業にとっては日常茶飯事です。1件のメールを送るまで、5~15分ほど時間がかかることもある日程調整は、メールとカレンダーの連動した機能のツールなどを使用することで効率化が図れます。

事務作業における効率化

パソコン作業の効率化

資料作成や事務処理に欠かせないのが、パソコンを使った作業です。ITリテラシーがそれほど高くない営業でも、タイピングの速度やショートカットキーの設定、辞書登録機能を有効活用すれば、作業スピードの向上が図れます。また、アナログ作業を減らすことも事務作業の効率化に直結します。

事務作業そのものを見直す

その際は、見積書、契約書、納品書、受領書、請求書、顧客管理、在庫管理など営業が行っている事務作業はたくさんあります。これらの作業負荷を減らすために営業事務を配置したり、代行サービスを活用するなど業務の担当から見直す方法もあります。

情報共有・情報収集における効率化

SFA(営業支援ツール)による情報共有の効率化

営業の知識(ナレッジ)を共有することで、より効率的にチームや組織で成果を上げられます。そのために導入されることが多いのがSFA(営業支援ツール)です。ブラックボックスが多い営業の行動や顧客の情報を共有することで、所属するすべての営業が自分の武器として使えるようになるほか、確認作業の時間の削減にもつながります。

SFAなどを使って情報共有・情報収集を効率的に行えるようになれば、営業の現場から会社のトップ層や決裁権者への伝達がスムーズになるメリットがあります。営業は提案やクロージングのタイミングが重要。社内の連携が不足していると、納期や価格、社内リソースの配分など、顧客の要望にスムーズに対応できずに失注してしまうリスクが伴います。これを防ぐことで、社内の連携不足による機会損失の防止につなげられます。

社員への意識付けと環境の構築

営業チームや部署、組織改革を行うためには報連相の徹底など、情報共有を重視するように営業の意識を変えることも大切です。普段からの意識付けはもちろん、SFAへの入力を早く、確実に行うように周知する必要もあります。また、SFAを導入する際は営業担当者にとって入力作業の負担が少ないツールを導入するなど、ソフトとハード面のどちらからも情報を共有しやすい環境の構築が重要です。

社内報告業務における効率化

無駄な報告業務の削減

事業報告会、部門会議、担当者ミーティング、上司への報告、日報……。営業の貴重な時間を搾取している代表的な業務が社内の「報告業務」です。特に成果に直結しない対面で行う会議などを減らすことで、会議そのものの時間だけではなくそのための資料作成、顧客先から帰社する時間などの削減につながります。

各ツールへの情報入力

SFAやCRMを導入しても上手く運用できない代表的な原因の1つが、「入力作業に時間がかかる」ということです。スケジュールや手帳とは別に、イチから顧客の情報や営業の進捗などを入力するのは意外と時間がかかり、負担と感じる営業マンは少なくありません。ツールを導入する際は、管理と入力にかかる時間的なコストを考慮する必要があります。

営業を効率化するおすすめツール

Srush

日程調整などの負担を軽減し、ルートセールスのパフォーマンスを最大化するサービスが「Srush」です。今回紹介した例文のテンプレートはもちろん、ワンクリックで移動時間やスケジュールの空きを調べられ、さらに自動でメールへの転記も可能です。情報共有のための入力作業もないので、社内報告の効率化にもつながります。さらに顧客との関係性である「エンゲージメントスコア」を自動で抽出可能。効率化で生まれた時間を活用して、商談すべき相手が一目で明らかになるので、成約率の向上につながります。

Knowledge Suite

株式会社ナレッジスイートが提供するKnowledge Suiteは、商談・スケジュール管理のほか、顧客・名刺管理などのCRM機能も備えています。上長への報告もクラウドで完結でき、営業の負担が大きい報告業務の簡易化も図れます。

営業の効率化は多角的な視点が重要

営業活動には、様々な業務は付随するので1つの業務ではなく多角的な視点で効率化にアプローチする必要があります。導入するツールや対策方法によっては複数の業務改善につながるケースもあるので、課題の洗い出しだけでなくアプローチ方法についてもより深く検討して実施しなければなりません。

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