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デキる営業マンの手帳の使い方 – 成果を出す活用術やおすすめの手帳を紹介

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デキる営業マンの手帳の使い方 - 成果を出す活用術やおすすめの手帳を紹介 効率化・生産性UP

営業マンにとって手帳は必要不可欠な存在です。アナログからデジタルまで様々な種類があり、デザインや機能もそれぞれ異なります。スケジュール管理や商談・顧客情報の記入など、明日からチャレンジできる成果を出すための手帳の使い方とおすすめの手帳を紹介します。

デキる営業マンは手帳の使い方が上手い

営業にとって最大の目的である「成果(達成目標)」を挙げるためには、「行動目標」を明らかにしてそれに則ったプロセスを実行し続ける必要があります。例えば、1日の訪問件数やクロージングの数、顧客との関係値の深めるためにランチに誘う回数なども行動目標に含まれます。

その行動目標の管理のために、デキる営業マンは手帳を活用しています。行動目標を手帳に記すことで、それに向かって動きやすくなりますし、現状も把握しやすくなります。さらに商談の内容や得られた顧客のニーズなどを書き込んで振り返ることで、「来週以降、何をすべきか」という計画も立てやすくなります。頭でぼんやりと考えているだけだと、思考力が鈍ったり、管理が難しい戦術をデキる営業マンは手帳というツールを使って立てて実行しているのです。

営業マンが手帳に記載すべき項目

行動目標を管理して実行するためには、スケジュールや顧客・商談の内容などの情報が欠かせません。ただし、アナログの手帳の場合は紛失や盗難による情報漏洩のリスクがあります。大きなトラブルに発展する前の状態であるインシデントの発生を抑止するためにも、顧客担当者の個人情報や機密情報などは手帳に残さないことをおすすめします。

スケジュール

来週の予定を埋めるために、アポイントを取りながらカレンダーを埋めていく人も少なくないのではないでしょうか。マンスリー、ウィークリー、デイリーなどデザインは様々ですが、手帳の基本的な構成はカレンダーが中心です。営業手帳の役割の大部分を占めるのが「スケジュール管理」です。訪問の予定はもちろん、資料作りなどの事務作業の時間、プロダクト営業の場合は商品の納期などもスケジュール帳に書き込むことで、タスク管理・行動目標の管理を行います。

顧客情報

カレンダーとは別の空白ページなどに、顧客の企業や担当者の簡単な情報をまとめておきましょう。これまでの商談の際に話したことや聞き出したニーズのほか、雑談内容、担当者の趣味趣向も記載しておくと、「何度も同じ話をする」といった相手にマイナスなイメージを抱かせるポイントを排除できます。ただし、記載する際は個人を特定できる情報は書かないようにしましょう。

商談情報

当日の訪問する目的や提案する内容、ヒアリング項目などを記載して商談に役立てましょう。事前の準備を書き込むページと商談中のメモ書きは同一ページや見開きにすることで、商談後の情報整理がスムーズになります。商談情報で聞き取った内容に「担当者の思考」や「顧客が抱え続けている大きな課題」が明らかになった場合、顧客情報に加えてそれらにアプローチするための行動目標をスケジュールに棚卸していきます。

営業における手帳の活用術

デキる営業マンは手帳をどのように利用しているのでしょうか。営業マンの多くがつかっている見開きに7日間分のカレンダーと1時間単位で区分されたウィークリーデザインの手帳を例に、実際に行っているおすすめの活用術を3つ紹介します。

活用術1:すべてのタスクを時間管理する

営業には商談の時間以外にも移動時間や資料の作成、さらに顧客から急に訪問を依頼などタスクはたくさんあります。このような環境で、正しく優先順位に沿って成果を上げる取り組みを続けるためにスケジュールにすべてのタスクを書き記して、時間を確保する営業マンは少なくありません。

スケジュールに記入するタスク(例)

顧客訪問・商談時間

移動時間

見積書や報告書の社内向けの作業の時間

提案資料作成の時間

プライベートな用事に割く時間

私的な用事を営業手帳に書くことに抵抗がある人もいるかもしれませんが、タスク管理のコツは「なるべく1つのプラットフォームで管理すること」なので、ウィークリーカレンダーですべてのタスクを時間化することは省力化や持続性の向上につながります。また、空いている時間や急な対応にも割ける時間が明確化できるのもメリットの1つです。

活用術2:時間単位で予定とログの達成状況を振り返る

営業手帳の上級者は、その日の予定と実際に行動したログ(記録)を並べて達成状況や行動管理を行う人もいます。作業の進捗管理はもちろん、予定の立て方やアポの取り方、さらに商談内容の振り返りも行うことで、目標達成までのプロセスのPDCAを効率的に回せます。ただし、ログを都度書き込まなければならないなどかなり細かいルーティンが発生するので注意が必要です。

活用術3:思考・アイデアを書き留める

営業活動には、顧客と関係を築いて受注するための戦略が重要です。それを考えるうえで、これまでの訪問・商談内容が蓄積されている営業手帳は欠かせません。またそれらの情報を戦略を立てる際も、紙の営業手帳であればパソコンやスマートフォンなど、会社や顧客からいつ連絡が来るか分からない環境から離れてじっくりと思考できます。

活用術4:相手に好印象を与えられる

商談時にパソコンでメモを取るケースは増えてきているものの、カタい業界や年配者のなかかには、「キーボードを叩きながら話をするのは失礼だ」と感じる人もいます。そのような人には、あえてアナログの営業手帳を使うことで印象の減点要素を下げることも可能です。

営業マンにおすすめのビジネス手帳

営業手帳は週間のスケジュールがたくさん書き込める「週間バーチカル」もしくは「ウィークリータイプ」で、持ち運びやすいB6、A5サイズがおすすめです。普段から大きめのカバンを利用している人は、より多くの情報を書き込めるA4サイズも検討してみてください。

NOLTY 手帳 B6 バーチカル

日本能率協会マネジメントセンターが日経WOMANと共同開発したビジネス手帳です。コンパクトなサイズでありながら、見やすいカレンダーやメモスペースがたくさん設けられているなど、使いやすいデザインです。また、しおり、ペンホルダーなど必要十分な機能が備わっています。表紙の色も多彩なのもメリットの1つ。自分らしい色合いの手帳に出会えるかもしれないので、ぜひチェックしてみてください。

コクヨ ジブン手帳 A5 ファーストキット

カスタマイズするシステム手帳である「ジブン手帳」のスタンダードタイプです。24時間バーチカルやウィークリーバーチカルといったスケジュール管理目的の「DIARY」、年間を通じた計画・夢・目標を記す「LIFE」、議事録やメモ帳に使える「IDEA」の3部で、達成目標・行動目標の管理をしやすい構成になっています。

Srushで更に営業の生産性を向上

近年はアナログ手帳とデジタルなスケジューラーを併用したり、デジタルのみを利用する営業マンが増えています。アナログ手帳は書き込む時間や修正にかかる手間がデジタルより多いうえ、紛失などのリスクがあります。また、デジタル手帳はスマホやPC用など非常に数が豊富で、使い勝手はそれぞれ異なるので要注意です。愛用者が多いGoogleカレンダーでも、アカウントの流出や「このカレンダーを一般公開する」といった共有設定を選択すると流出してしまう可能性があることもあらかじめ把握しておきましょう。

日程調整ツールの「Srush」は日程調整、ルート検索、カレンダーの登録などの工程を自動化する機能を搭載。営業担当者の負担軽減を図れるだけでなく、顧客との関係値までスコアリングして、アプローチすべき相手まで選出できます。すべてカレンダーを起点に操作するので、まさに未来の営業手帳といえるでしょう。営業マン1人から導入できるので、アナログ手帳から脱却してみたい人におすすめのツールです。

こだわりと機能性を重視した手帳選びを

ただ、本革のビジネス手帳にこだわる人もおり、ペンでスケジュールを埋めることが営業活動のモチベーションにつながる営業マンも少なくありません。「こだわり」と「機能性」のバランスを当人がどう考えるかが、大きなポイントになるのではないでしょうか。

ただ、アナログの手帳に思い入れがない人は、スマートフォンやパソコンで確認できるデジタル手帳を利用すれば、普段の仕事がより円滑に進められる可能性が高まります。そのなかでもSrushのように営業に特化して1人からでも使えるツールは特におすすめです。導入も簡単なので、デジタル手帳への切り換えを検討している人はぜひチェックしてみてください。

セールスエンゲージメントツールSrush